Gdzie mogę znaleźć szablony?

Szablony znajdziesz w Skrzynce Envelo, klikając w menu po lewej stronie.

Wybierz “Dodaj nowy szablon” 

Szablony proste i zaawansowane pomogą Ci w wysyłce listów do wielu odbiorców. Jeżeli chcesz wysłać list o takiej samej treści do różnych odbiorców, wybierz szablon prosty. Jeżeli chcesz wysłać swoim odbiorcom listy spersonalizowane (różniące się treścią w zależności od odbiorcy), wybierz szablon zaawansowany. 

Do czego mogę użyć szablonu prostego?

Do wysłania identycznego listu do wielu odbiorców, np. informacji o zmianach w regulaminie. Możesz zapisać szablon listu na platformie Envelo, edytować go online i używać, kiedy tylko potrzebujesz. 

Jak stworzyć szablon prosty?

Kliknij w „Dodaj nowy szablon”, wybierz szablon prosty, a następnie wpisz tytuł i treść Twojego szablonu. Po zapisaniu szablonów dodaj odbiorców i wyślij swoje listy w świat! 

Do czego mogę użyć szablonu zaawansowanego?

Do wysłania listów o treści różniącej się w zależności od odbiorcy. Szablon zaawansowany tworzysz na swoim komputerze, umieszczając w nim zmienne. Dzięki temu możesz wysłać swoim odbiorcom spersonalizowane listy bez konieczności tworzenia wielu szablonów prostych. 

Przykładowy list zawierający zmienne $zwrot $imie $nazwisko, będzie drukowany w różnych wariantach, w zależności od wartości zmiennych, na przykład: 

Drogi Janie Kowalski albo Droga Janino Kowalska. W pierwszym przypadku zmienna $zwrot przybrała wartość „Drogi”, zmienna $imie „Janie” a zmienna $nazwisko „Kowalski”. W drugim przypadku były to odpowiednio „Droga” „Janino” oraz „Kowalska”. Wartości zmiennych musisz wpisać w odpowiednich polach pliku adresowego. 

Jeżeli masz wątpliwości, jak powinien wyglądać szablon zaawansowany pobierz przykładowy plik DOCX.

Jak stworzyć szablon zaawansowany?

1. Stwórz plik DOCX

Stwórz w edytorze tekstu (zalecany Microsoft Word) plik DOCX, wpisz treść listu i dodaj zmienne w postaci $nazwazmiennej (nie zaleca się używania w nazwie zmiennej polskich znaków, myślników, kropek i innych znaków przestankowych). 

Następnie załaduj plik na platformę Envelo po wybraniu opcji szablon zaawansowany. Jeżeli masz wątpliwości, jak powinien wyglądać szablon zaawansowany pobierz przykładowy plik DOCX.

2. Sprawdź treść

Po załadowaniu pliku przeczytaj wczytany tekst i zmienne. Upewnij się, że nie zawierają błędów. Koniecznie sprawdź też, czy wpisane przez Ciebie zmienne zostały wykryte przez system. 

Przykładowy tekst „$powitanie $imię $nazwisko” zostanie wydrukowany na przykład jako „Szanowna Janino Kowalska lub „Szanowny Janie Kowalski”, w zależności od wpisanych przez Ciebie wartości zmiennych. Wartości zmiennych uzupełnisz w wygenerowanym przez nasz system pliku adresowym XLSX. Plik XLSX możesz pobrać i uzupełnić po załadowaniu szablonu zaawansowanego na platformę Envelo. 

W pliku może znaleźć się dowolna liczba zmiennych. Każda z nich musi mieć inną nazwę (np. $nazwa $imie $powitanie etc.). Zmienne powinny być zapisane bez polskich liter i znaków przestankowych. Jeżeli zamiast nazwy zmiennej po znaku dolara pojawi się wartość liczbowa (np. $500, $25.50), system nie rozpozna jej jako zmiennej. 

Jak wypełnić plik XLSX z listą odbiorców?

1. Pobierz szablon

Pobierz plik XLSX klikając na przycisk „Pobierz szablon” a następnie wypełnij poszczególne pola.

Uwaga! Przy adresowaniu pamiętaj o wypełnieniu pól ** – „Imię” i „Nazwisko” lub „Nazwa firmy”.

Pola wymienione powyżej są równie ważne dla poprawnego zaadresowania listu jak ulica, numer budynku czy kod pocztowy. Jeżeli wszystkie trzy pozostaną puste, przesyłki nie dojdą do odbiorców. 

2. Wypełnij sekcje Odbiorcy

• Zwrot grzecznościowy – pole do podania zwrotu grzecznościowego (np. Sz.P., Szanowna Pani, Wielebny).
• Envelo ID – pole nieobowiązkowe.
• Imię – maksymalnie 15 znaków.
• Nazwisko – maksymalnie 30 znaków.
• Nazwa firmy – maksymalnie 150 znaków. Suma znaków w polach „Zwrot grzecznościowy”, „Imię”, „Nazwisko” i „Nazwa firmy” nie może przekraczać 150 znaków.
• Ulica lub skrytka pocztowa – maksymalnie 35 znaków.
• Nr budynku – maksymalnie 10 znaków, litery i cyfry oraz znak „/”, litera nie może znaleźć się z przodu.
• Nr lokalu – maksymalnie 10 znaków, litery i cyfry.
• Kod pocztowy – polski kod pocztowy w formacie XX-XXX lub zagraniczny do 20 znaków.
• Miasto – maksymalnie 30 znaków, polskie litery i znaki przestankowe.
• Kraj – pole obowiązkowe, nazwa kraju doręczenia.

3. Wypełnij sekcje zmiennych dynamicznych

Każda wprowadzona zmienna pojawi się w ściągniętym przez Ciebie szablonie pliku sterującego jako oddzielne pole. 

Wprowadź ich treść w zależności od odbiorców, do których chcesz wysłać listy.