Jak wysłać Neolist masowy?
1. Przygotuj plik z Neolistami masowymi
Przygotowanie plików pdf
Aby wygenerować przesyłkę masową Neolistów drukowanych, należy z dokumentów do wysłania przygotować odpowiednie pliki PDF.
Wymagania dla plików PDF:
- Pliki PDF muszą być w formacie A4.
- Maksymalna wielkość pliku to 2 MB.
- Minimalne marginesy pliku PDF to 8 mm (górny i dolny) oraz 15 mm (lewy i prawy).
- Plik nie może być zabezpieczony hasłem uniemożliwiającym jego otwarcie lub kopiowanie.
- Plik PDF może mieć maksymalnie 98 kartek (zadruk kartki jednostronny lub dwustronny)
- Sposób zadrukowania kartki oraz strony adresowej (generowanej automatycznie) należy wskazać w pliku XLS/XLSX
Przygotowanie pliku XLS/XLSX
Należy przygotować również plik XLS/XLSX zawierający informacje jednoznacznie adresujące poszczególne PDFy do konkretnych odbiorców oraz dodatkowe informacje, które są wymagane w procesie druku i doręczenia.
Dane w pliku XLS/XLSX powinny być uzupełnione zgodnie z szablonem przygotowanym przez Envelo (Pobierz szablon);
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-1_wysylka-masowa_plik_zip.png)
Wymagania dla pliku XLS/XLSX:
- Dane w pliku XLS/XLSX powinny być uzupełnione zgodnie ze wzorcowym plikiem;
- Należy dokładnie zapoznać się z komentarzami zawartymi w każdej kolumnie;
- W pliku nie można dokonywać jakichkolwiek zmian w wierszach zawierających nazwy kolumn oraz nie można dodawać nowych kolumn;
- W pliku nie może być wypełnionych więcej niż 1002 wierszy (łącznie z wierszami z nazwami kolumn);
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-2_wysylka-masowa_szablon_xlsxlsx.png)
- Plik nie może być zabezpieczony hasłem uniemożliwiającym jego otwarcie lub kopiowanie;
- Nazwy plików PDF wpisane w kolumnie R w pliku XLS/XLSX muszą być identyczne
z nazwami przygotowanych wcześniej plików PDF;
Uwaga: Istotne jest rozszerzenie pliku pdf. Domyślnie w systemie Windows rozszerzenia są wyłączone i widać nazwę pliku bez rozszerzenia .pdf – W kolumnie R w pliku XLS musi być pełna nazwa pliku pdf ZAWSZE z rozszerzeniem .pdf. System przy porównaniu nazw plików pdf z nazwami wpisanymi w plik XLS/XLSX uwzględnia również wielkość liter!
Przykład prawidłowego wskazania nazw plików PDF w kolumnie R pliku XLS/XLSX.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-3_wysylka-masowa_szablon_nazwy_pdf.png)
Spakowanie plików PDF oraz pliku XLS/XLSX do pliku ZIP
Tworzymy plik .zip według poniższych wymagań:
- Pliki PDF (maksymalnie 1000) oraz plik XLS/XLSX (tylko jeden) pakujemy razem do pliku ZIP
- Maksymalny rozmiar pliku ZIP nie może przekroczyć 50 MB w przypadku importu pliku przez stronę Envelo.pl oraz 500 MB w przypadku importu pliku przez serwer SFTP;
- Plik nie może być zabezpieczony hasłem uniemożliwiającym jego otwarcie lub kopiowanie;
- Plik ZIP nie może zawierać w sobie folderów i podfolderów.
(Pakujemy bezpośrednio tylko pliki pdf z plikiem XLS/XLSX. W przypadku, kiedy spakujemy pliki pdf z plikiem XLS/XLSX wraz z FOLDEREM, który je zawiera, system nie przyjmie takiej paczki pokazując błąd).
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-4_wysylka-masowa_szablon_rozmiar_plikow.png)
Przykład: Zaznaczone pliki zostały prawidłowo spakowane do pliku test_wysylka.zip
2. Przejdź do skrzynki Envelo
Wejdź do Skrzynki Envelo, kliknij na przycisk „Nadawanie”.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-5_wysylka-masowa_nadawanie.png)
3. Wybierz opcję „Przesyłka masowa”
Z rozwiniętego menu wybierz – „Przesyłka masowa”, a następnie przycisk „Rozpocznij”.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-6_wysylka-masowa_rozpocznij-1024x305.png)
4. Pobierz szablon
Jeśli nie posiadasz jeszcze przygotowanego pliku .zip zawierającego przesyłki z plikiem sterującym, kliknij na przycisk „Pobierz szablon”, a następnie dostosuj szablon wysyłki Neolistu masowego do swoich potrzeb. Jeżeli masz wątpliwości jak to zrobić, kliknij w link „Zapoznaj się z pomocą”, a zostanie otwarta strona z niniejszym przewodnikiem, gdzie znajdziesz dokładne instrukcje dotyczące wypełniania pliku sterującego przesyłki masowej.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-7_wysylka-masowa_pobierz_szablon-1024x560.png)
5. Dodaj swój plik
Przygotowany plik ZIP (plik sterujący XLS/XLSX wraz z listami w formacie PDF, spakowane jako archiwum w formacie .zip) przeciągnij do okienka opisanego jako „przeciągnij tutaj plik” lub kliknij w to okienko, aby dodać plik z dysku.
Wpisz Nazwę projektu.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-8_wysylka-masowa_dodaj_plik-1024x550.png)
6. Stwórz przesyłkę
Gdy pliki zostaną wgrane, kliknij na przycisk „Stwórz przesyłkę”. Przesyłka trafi do katalogu „Statusy przetwarzania”.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-9_wysylka-masowa_stworz_przesylke-1024x484.png)
“Statusy przetwarzania” wskazują klientowi pliki przetworzone poprawnie lub z błędem.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-10_wysylka-masowa_status_przetwarzania-1024x405.png)
Gdy plik uzyska status oczekujące, po wejściu do katalogu “Oczekujące”, będziesz mógł sprawdzić, czy pliki zostały poprawnie przetworzone a następnie opłacić i wysłać przesyłkę.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-11_wysylka-masowa_oczekujace-1024x403.png)
Jeżeli system wykryje błąd w załączonym pliku, w katalogu „Oczekujące” pojawi się czerwony napis „Błąd”. Możesz usunąć błędną lub niechcianą przesyłkę klikając na ikonkę kosza w kolumnie „Akcje” przy danej przesyłce.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-12_wysylka-masowa_blad_oczekujace.png)
Po kliknięciu w “Błąd”, otrzymasz informację o szczegółach błędów w pliku XLS oraz możliwość pobrania raportu błędów.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-13_wysylka-masowa_raport_bledow.png)
Po wybraniu „Pobierz raport błędów” pobierzesz plik sterujący XLS z zaznaczonymi na czerwono komórkami, gdzie występują błędy. W takim przypadku należy poprawić wszystkie zaznaczone na czerwono komórki, zaktualizować plik ZIP o poprawiony XLS oraz rozpocząć proces dystrybucji od początku.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-14_wysylka-masowa_blad_plik_sterujacy.png)
7. Opłać przesyłkę
Ostatni krok to opłacenie, możesz to zrobić, klikając na ikonkę „Opłać” przy danej przesyłce. Możesz również opłacić kilka przygotowanych przesyłek na raz zaznaczając je, a następnie wybierając ikonkę opłacania znajdującą się poniżej listy z przesyłkami (prawy dolny róg).
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-15_wysylka-masowa_oplac1-1024x378.png)
Zweryfikuj swój koszyk i jeżeli wszystkie produkty są zgodne z zamówieniem, kontynuuj zakupy lub przejdź dalej.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-16_wysylka-masowa_podsumowanie_koszyka.png)
Uzupełnij dane do faktury.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-17_wysylka-masowa_dane_do_faktury-1024x472.png)
Zaakceptuj wymagane zgody.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-18_wysylka-masowa_platnosc-1024x412.png)
Opłać zamówienie.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-19_neoznaczek_sposob_platnosci.png)
Po opłaceniu zamówienia otrzymasz informację “Twoje zamówienie zostało opłacone i przekazane do realizacji”.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-20_neoznaczek_potwierdzenie_platnosci.png)
Ceny na ilustracjach są przykładowe i mogą być niezgodne z obowiązującym cennikiem.
8. Jak wypełnić plik sterujący Neolistu masowego?
Uwaga! Koniecznie wypełnij przynajmniej pola: „Imię” i „Nazwisko” lub pole „Nazwa firmy”.
![](https://www.envelo.pl/wp-content/uploads/2024/05/przewodniki-21_neoznaczek_plik_sterujacy.png)
Pola wymienione powyżej służą do poprawnego zaadresowania oraz prawidłowego doręczenia Neolistu. Jeżeli pola pozostaną puste, system wskaże nam błąd, gdyż przesyłki nie będą mogły dotrzeć do odbiorcy.
Sekcja Odbiorca:
- Zwrot grzecznościowy – pole do podania zwrotu grzecznościowego (np. Sz.P., Szanowna Pani, Wielebny).
- Envelo ID – pole nieobowiązkowe.
- Imię – maksymalnie 15 znaków.
- Nazwisko – maksymalnie 30 znaków.
- Nazwa firmy – maksymalnie 150 znaków. Suma znaków w polach „Zwrot grzecznościowy”, „Imię”, „Nazwisko” i „Nazwa firmy” nie może przekraczać 150 znaków.
- Ulica lub skrytka pocztowa – maksymalnie 35 znaków.
- Nr budynku – maksymalnie 10 znaków, litery i cyfry oraz znak „/”, litera nie może znaleźć się z przodu.
- Nr lokalu – maksymalnie 10 znaków, litery i cyfry.
- Kod pocztowy – polski kod pocztowy w formacie XX-XXX lub zagraniczny do 20 znaków.
- Miasto – maksymalnie 30 znaków, polskie litery i znaki przestankowe.
- Kraj – pole obowiązkowe, nazwa kraju doręczenia.
Sekcja Produkt:
- Typ produktu – wpisz w każde pole w tej kolumnie cyfrę „1” (bez cudzysłowów).
- Przesyłka rejestrowana – określ rodzaj wysyłki wpisując literę „Y” dla przesyłki rejestrowanej lub „N” dla zwykłej (bez cudzysłowów).
- Przesyłka priorytetowa – określ rodzaj wysyłki wpisując literę „Y” dla listu priorytetowego lub „N” dla ekonomicznego (bez cudzysłowów).
- ZPO – czy chcesz otrzymać Zwrotne Potwierdzenie Odbioru? Jeżeli tak, wpisz literę „Y”. Jeżeli nie, wpisz literę „N” (bez cudzysłowów).
- ID szablonu papeterii listu – pole czasowo nieaktywne, wstaw we wszystkich wierszach wartość „1” (bez cudzysłowów).
- ID szablonu treści listu – pole czasowo nieaktywne, musi pozostać puste.
- Wskazanie nazwy pliku PDF – każdy plik musi posiadać unikalną nazwę w paczce ZIP. Nazwa powinna być podana z rozszerzeniem PDF (np. listdoadama.pdf). Nazwy plików dowolne.
Sekcja Parametry druku:
- Kolor – wybierz rodzaj wydruku wpisując literę „Y” dla druku kolorowego lub „N” dla druku czarno-białego (bez cudzysłowów).
- Duplex – wybierz rodzaj wydruku wpisując literę „S” dla druku jednostronnego lub „D” dla druku dwustronnego (bez cudzysłowów).
- Nadruk adresu na osobnej kartce – jeżeli wybrałeś wydruk dwustronny, możesz zdecydować o wydruku pola adresowego na osobnej kartce wpisując „Y” (bez cudzysłowów). Jeżeli wpiszesz „N” (bez cudzysłowów), treść Twojego listu rozpocznie się na drugiej stronie, za stroną z polem adresowym. Jeżeli wybrałeś druk jednostronny, wstaw wartość „Y”.
- Generuj stronę adresową – wybierz, czy drukować stronę adresową wpisując literę „Y” lub „N”, jeżeli nie chcesz drukować strony adresowej.
- Tekst ZPO – tekst na Zwrotnym Potwierdzeniu Odbioru, do 20 znaków.
Jeśli w kolumnie ZPO wpisałeś N, pole Tekst ZPO powinno zostać puste. - Identyfikator insertu – identyfikator inaczej znacznik na podstawie, którego dodawana będzie uzgodniona ulotka/insert (pole do uzgodnienia z Envelo – nieobowiązkowe).
- Identyfikator papieru – znacznik, na podstawie którego wybierany będzie uzgodniony rodzaj papieru (pole do uzgodnienia z Envelo – nieobowiązkowe).
Sekcja Dodatkowe dane:
- Pole informacyjne nadawcy – pole informacyjne nadawcy – opis: dodatkowe dane, które będą drukowane poniżej danych nadawcy na Cover Page (pole nieobowiązkowe).